Algemeen

• De algemene voorwaarden voor evenementen kan je hier nalezen.
• Het reglement voor het plaatsen van evenementenborden kan je hier raadplegen.
• Hier kan je een blanco risicoanalyse of noodplan downloaden om in te vullen en toe te voegen aan de aanvraag van het evenement.
• Zin om je evenement duurzamer te maken? Doe hier een "groeneventscan" en vind vernieuwende tips rond o.a. catering en materialen. 

Steun voor evenementen

• Het reglement voor grote socio-culturele evenementen van bovenlokaal belang kan je hier nalezen.
• Het reglement voor de ondersteuning van goede doelen vind je hier.
• Het subsidiereglement voor optochten kan je hier raadplegen.
• Het reglement voor receptie en toelage voor jubilerende verenigingen is hier te vinden.
• Het reglement voor receptie voor **-jarigen kan je hier nalezen.
• Het reglement voor de organisatie van een speelstraat kan je hier terugvinden. Hierbij aansluitend: de lijst met materiaal voor de speelstraat, een affiche en een folder die je kan gebruiken om de speelstraat aan te kondigen.
• Het reglement voor wieler- en straatwedstrijden kan je hier nalezen.
• Het reglement voor projectsubsidie voor sportevenementen kan je hier nalezen.
• Het subsidiereglement voor projecten van socio-culturele verenigingen vind je hier.
• Het subsidiereglement voor (wijk)kermissen en buurfeesten vind je hier. Hierbij aansluitend: de lijst met erkende activiteiten en het reglement voor vuurwerk.

Logo Zedelgem

• Organisatoren van gesubsidieerde evenementen en gemeentelijke recepties moeten in hun communicatie en promotiemateriaal het logo van gemeente Zedelgem en de tekst “met de steun van gemeente Zedelgem” opnemen.
• De logo's kan je hier openen en downloaden: kleur of wit in png-formaat. (het ai-formaat voor drukwerk kan opgevraagd worden via communicatie@zedelgem.be)
• Afspraken i.v.m. gebruik van het logo:
  • Het logo "kleur" verkiest de voorkeur.
  • Het logo "wit" is om te gebruiken op een gekleurde achtergrond.
  • De minimumgrootte van het logo is 30 mm breedte.
  • Er mag niet 'gespeeld' worden met het logo: niet in cursief, geen schaduw, niet uittrekken...
• In de "stijlgids" staan alle afspraken i.v.m. gebruik van het logo in detail. De stijlgids vind je hier.

Activiteiten met muziek

• Uitleg over Sabam en Billijke vergoeding vind je hier.
• Uitleg over geluidsnormen kan je hier nalezen. 
• Onder “overzicht zalen” en in het document "overzicht accommodaties" (onder de titel "algemeen") staat per zaal genoteerd wat de toegelaten geluidsnorm is. Indien je inschat dat je hier over zal gaan tijdens je activiteit, dien je een afwijking van de geluidsnorm aan te vragen. In dat geval vraag je de zaal aan via de module ‘evenementen​.
• Uitleg over afspelen van muziek vanaf een geprojecteerde film via de geïnstalleerde geluidsboxen vind je hier.

Tips voor organisatoren

• Aan erkende verenigingen van Zedelgem wordt een kopiedienst verleend. Dit gebeurt in een van de bibliotheken. Neem contact op met de hoofdbibliotheek voor de aanmaak van een badge. Meer info vind je terug in het reglement.
• Vanaf 2020 zal het op alle evenementen verboden zijn drank te serveren in wegwerpbekertjes, blikjes of petflesjes. Enkel als de organisator kan garanderen dat 90% (en vanaf 2022 voor 95%) wordt gescheiden opgehaald voor recyclage, kan het nog. Dit is enkel haalbaar met een goed uitgewerkt retoursysteem. Een organisator doet er nu al goed aan om gebruik te maken van herbruikbare bekers.
  • Lees hier meer info over bijvoorbeeld inzamel- en afwassystemen, en test met de Groeneventscan hoe duurzaam je evenement is.
  • Wist je dat je gratis herbruikbare bekers kunt gebruiken? Deze kan je ophalen in de Kringwinkel in Ruddervoorde. Meer info vind je hier. 
  • Er bestaan ook initiatieven die bekers met het logo van een merk op ter beschikking stellen tegen een aanvaardbare kostprijs. Zoek in de zoekmachine op "branded cups".
• Via de Provincie West-Vlaanderen kan je als vereniging of onderwijsinstellingen ook verschillende materialen huren, zoals geluids- en tentoonstellingsmateriaal. Voor alle info, ga naar de pagina van de uitleendienst van de provincie.
• Wil je graag de pers uitnodigen op je evenement? Vind hier de perslijst (onderaan).
• Mag je als vereniging zomaar een foto van iemand nemen en online plaatsen? In dit document vind je een woordje uitleg over de nieuwe GDPR-wetgeving (General Data Protection Regulation of de algemene verordening gegevensbescherming) over het publiceren van foto's.
• Een woordje uitleg over het voorzorgsmaatregelen en wetgeving i.v.m. springkastelen vind je in deze folder.
• Verzekering voor vrijwilligersorganisaties:
  • Via de Vlaamse overheid is het mogelijk om een gratis verzekering af te sluiten voor vrijwilligers actief binnen je organisatie. Uitleg over deze gratis verzekering (*) voor vrijwilligers vindt u hier.
  • Aanvragen erkenningsnummer gebeurt via vzw Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk.
  • Aangeven van activiteiten en van schadegevallen gebeurt via Belfius.

(*) Deze gratis verzekering dekt:

• Burgerrechtelijke, buitencontractuele aansprakelijkheid (schade aan derden)
• Rechtsbijstand
• Lichamelijke ongevallen