Algemeen

• De algemene voorwaarden van deze website kan je hier nalezen. De privacy overeenkomst voor de bescherming van de persoonlijke gegevens kan je hier nalezen.
• Het reglement voor het plaatsen van evenementenborden ofwel de gemeentelijke stedenbouwkundige verordening met betrekking tot het plaatsen van evenementenborden kan je hier raadplegen.
• Je kan hier een handleiding downloaden met uitleg over hoe je een inplantingsplan kan maken op de website https://www.google.be/mymaps/.

Steun voor evenementen

• Het reglement voor grote socio-culturele evenementen van bovenlokaal belang kan je hier nalezen.
• Het nieuwe reglement voor de ondersteuning van goede doelen vind je hier.
• Het subsidiereglement voor optochten kan je hier raadplegen.
• Het reglement voor de organisatie van een speelstraat kan je hier terugvinden. Hierbij aansluitend: de lijst met materiaal voor een speelstraat en een affiche en folder die je kan aanpassen en vervolgens gebruiken om de speelstraat aan te kondigen.
• Subsidiereglement voor gemeenschapsvormende lokale socio-culturele activiteiten en evenementen waaronder (wijk)kermissen, buurtfeesten, jubilerende verenigingen en bijeenkomsten **-jarigen vind je hier terug. Hier kan je tips vinden om de evenementen/subsidieaanvraag in te vullen en hier kan je een template vinden voor de inte dienen raming van inkomsten en uitgaven. 
  • ​Extra info gemeentelijke receptie: een gemeentelijke receptie duurt gemiddeld 1,5 uur; er moet tijd beschikbaar zijn voor op- en afbouw op een weekdag en de receptie wordt bij voorkeur niet op een zondag georganiseerd; er wordt Zillegems Leeuwbier (blond en bruin), witte wijn, fruitsap, water en chips voorzien; indien er voor of na de de receptie nog een activiteit/feest/maaltijd… georganiseert wordt, staat de organisator zelf in voor het klaarzetten, opruimen en opkuisen van de zaal en is er een kostprijs verbonden aan het gebruik van de zaal; op de uitnodiging staat steeds de zin "deze receptie wordt aangeboden door gemeente Zedelgem" en het logo van gemeente Zedelgem, de gemeentelijke diensten bezorgen steeds de uitnodiging aan gemeenteraad en college van burgemeester en schepenen; overige info staat in het reglement.
• Aanvragen voor de bovenstaande subsidies verloopt via http://evenementen.zedelgem.be via de evenementenaanvraag. 
• Steun voor socio-culturele verenigingen, o.a. projectsubsidie, werkingssubsidie en kopiedienst vind je hier.
• Steun voor sportclubs, o.a. projecectsubsidie, werkingssubsidie en wielerwedstrijden vind je hier.

Logo Zedelgem

• Organisatoren van gesubsidieerde evenementen en evenementen met een gemeentelijke receptie moeten in hun communicatie en promotiemateriaal het logo van gemeente Zedelgem en de tekst “met de steun van gemeente Zedelgem” opnemen.
• De logo's kan je hier downloaden: kleur of wit in png-formaat. (het ai-formaat voor drukwerk kan opgevraagd worden via communicatie@zedelgem.be)
• Afspraken i.v.m. gebruik van het logo:
  • Het logo "kleur" verkiest de voorkeur.
  • Het logo "wit" is om te gebruiken op een gekleurde achtergrond.
  • De minimumgrootte van het logo is 30 mm breedte.
  • Er mag niet 'gespeeld' worden met het logo: niet in cursief, geen schaduw, niet uittrekken...
• In de "stijlgids" staan alle afspraken i.v.m. gebruik van het logo in detail. De stijlgids vind je hier.

Activiteiten met muziek

• Auteursrecht ("sabam") en billijke vergoeding moet (indien nodig) zelf aangevraagd worden. Dit verloopt via de website van Unisono.
• Uitleg over geluidsnormen kan je hier nalezen. 
• Uitleg over afspelen van muziek vanaf een geprojecteerde film (beamer) via de geïnstalleerde geluidsboxen vind je hier.

Veilige evenementen

• Hier kan je een blanco risicoanalyse of noodplan downloaden om in te vullen en toe te voegen aan de aanvraag van het evenement.
• Op alle evenementen moeten de algemene voorwaarden i.v.m. brandpreventie worden opgevolgd. Deze kan je hier terugvinden.
• Meer info voor organisatoren die gebruik maken van vrijwilligers die bewakingstaken uitvoeren vind je in de omzendbrief Private bewaking bij evenementen en festivals (o.a. voorwaarden voor de organisator en taken en bevoegdheden van de vrijwillige bewakers) en de hieraan gekoppelde bijlage met voorwaarden (o.a. voorwaarden waaraan de personen moeten voldoen).
• Een woordje uitleg over het voorzorgsmaatregelen en wetgeving i.v.m. springkastelen vind je in deze folder.
• Via de Vlaamse overheid is het mogelijk om een gratis verzekering af te sluiten voor vrijwilligers actief binnen je organisatie. Deze gratis verzekering dekt: burgerrechtelijke en buitencontractuele aansprakelijkheid (schade aan derden), rechtsbijstand en lichamelijke ongevallen. Uitleg over deze gratis verzekering vindt u op de website https://vrijwilligersverzekering.vlaanderen.be/.

Duurzame evenementen

• Op de website https://ovam.vlaanderen.be/groen-event vind je meer informatie over het verduurzamen van evenementen. Doe ook de Groeneventscan en ontdek hoe duurzaam je evenement is en ontdek heel wat tips, zoals over een inzamelsysteem voor herbruikbare bekers.
• Het is sinds januari 2020 op alle evenementen verboden om drank te serveren in wegwerpbekertjes, blikjes of petflesjes. Enkel als de organisator kan garanderen dat 95% van de eenmalige verpakkingen gescheiden wordt opgehaald voor recyclage, kan het nog. Dit is enkel haalbaar met een goed uitgewerkt retoursysteem. Drankverpakkingen zoals PET-flessen of drankkartons kunnen enkel nog gebruikt worden als ze achter de bar worden gebruikt en door de organisator meteen in de juiste afvalbak worden gegooid (bijvoorbeeld 1,5l fles limonade wordt gebruikt om in herbruikbare bekers te schenken, de fles wordt nadien door de barman/vrouw gerecycleerd).
  • Je kan gratis herbruikbare bekers gebruiken van de Provincie West-Vlaanderen. Deze kan je ophalen in de Kringwinkel. Meer info vind je hier. 
  • Op deze website kan je een lijst vinden van professionele aanbieders van herbruikbaar cateringmateriaal, zowel om te kopen als te huren, alsook afwasservices.
  • Er bestaan ook initiatieven die bekers met het logo van een merk op ter beschikking stellen tegen een aanvaardbare kostprijs. Zoek in de zoekmachine op "branded cups"
• Tijdens een evenement kan je afvalcontainers huren bij de uitleendienst. Het reglement kan je nalezen onder de titel "algemene info" bij "uitleendienst". Je kan de afvalcontainers aanvragen via deze website, ga hiervoor naar de titel "materiaal reservereren" en klik op "materiaal aanvragen".

Diverse tips voor organisatoren

• Aan erkende verenigingen van Zedelgem wordt een kopiedienst verleend. Dit gebeurt in een van de bibliotheken. Neem contact op met de hoofdbibliotheek voor de aanmaak van een badge. Meer info vind je terug in het reglement.
• Via de Provincie West-Vlaanderen kan je als vereniging of onderwijsinstellingen ook verschillende materialen huren, zoals geluids- en tentoonstellingsmateriaal. Voor alle info, ga naar de pagina van de uitleendienst van de provincie.
• Wil je graag de pers uitnodigen op je evenement? Vind hier de perslijst (onderaan).
• Maak je evenement ook steeds bekend op www.uitinvlaanderen.be. Deze website bundelt alle soorten grote en kleine vrijetijdsactiviteiten. 
• Een evenement georganiseerd door Zedelgemse vereniging of organisatie kan mede bekend gemaakt worden in de gemeentelijk communicatie, zoals het maandelijkse Zedelgem Magazine of de activiteitenkalender op de gemeentelijke website www.zedelgem.be. Bezorg ruim een maand op voorhand volgende info aan communicatie@zedelgem.be: naam evenement, korte omschrijving, locatie, datum, naam organisator, contactgegevens, info over bestellen of inschrijven en eventueel een folder of afbeelding.
• Mag je als vereniging zomaar een foto van iemand nemen en online plaatsen? In dit document vind je een woordje uitleg over de nieuwe GDPR-wetgeving (General Data Protection Regulation of de algemene verordening gegevensbescherming) over het publiceren van foto's.
• Extra tips en hulp nodig voor het werken met vrijwilligers? Ga nar de website: https://www.vlaanderenvrijwilligt.be/.