Algemeen

• De algemene voorwaarden kan je hier nalezen. De privacy overeenkomst voor de bescherming van de persoonlijke gegevens kan je hier nalezen.
• Het reglement voor het plaatsen van evenementenborden ofwel de gemeentelijke stedenbouwkundige verordening met betrekking tot het plaatsen van evenementenborden kan je hier raadplegen.
• Hier kan je een blanco risicoanalyse of noodplan downloaden om in te vullen en toe te voegen aan de aanvraag van het evenement.
• Je kan hier een handleiding downloaden met uitleg over hoe je een inplantingsplan kan maken op de website https://www.google.be/mymaps/.

Steun voor evenementen

• Het reglement voor grote socio-culturele evenementen van bovenlokaal belang kan je hier nalezen.
• Het reglement voor de ondersteuning van goede doelen vind je hier.
• Het subsidiereglement voor optochten kan je hier raadplegen.
• Het reglement voor receptie en toelage voor jubilerende verenigingen is hier te vinden.
• Het reglement voor receptie voor **-jarigen kan je hier nalezen.
• Het reglement voor de organisatie van een speelstraat kan je hier terugvinden. Hierbij aansluitend: de lijst met materiaal voor een speelstraat en een affiche en folder die je kan aanpassen en vervolgens gebruiken om de speelstraat aan te kondigen.
• Het reglement voor wieler- en straatwedstrijden kan je hier nalezen.
• Het reglement voor projectsubsidie voor sportevenementen kan je hier nalezen.
• Het subsidiereglement voor projecten van socio-culturele verenigingen vind je hier.
• Het subsidiereglement voor (wijk)kermissen en buurfeesten vind je hier. Hierbij aansluitend: de lijst met erkende activiteiten en het reglement voor vuurwerk.

Logo Zedelgem

• Organisatoren van gesubsidieerde evenementen en evenementen met een gemeentelijke receptie moeten in hun communicatie en promotiemateriaal het logo van gemeente Zedelgem en de tekst “met de steun van gemeente Zedelgem” opnemen.
• De logo's kan je hier downloaden: kleur of wit in png-formaat. (het ai-formaat voor drukwerk kan opgevraagd worden via communicatie@zedelgem.be)
• Afspraken i.v.m. gebruik van het logo:
  • Het logo "kleur" verkiest de voorkeur.
  • Het logo "wit" is om te gebruiken op een gekleurde achtergrond.
  • De minimumgrootte van het logo is 30 mm breedte.
  • Er mag niet 'gespeeld' worden met het logo: niet in cursief, geen schaduw, niet uittrekken...
• In de "stijlgids" staan alle afspraken i.v.m. gebruik van het logo in detail. De stijlgids vind je hier.

Activiteiten met muziek

• Sabam en billijke vergoeding moet (indien nodig) zelf aangevraagd worden. Dit verloopt beide via de website van Unisono.
• Uitleg over geluidsnormen kan je hier nalezen. 
• Onder “overzicht zalen” en in het document "overzicht accommodaties" (onder de titel "algemeen") staat per zaal genoteerd wat de toegelaten geluidsnorm is. Indien je inschat dat je hier over zal gaan tijdens je activiteit, dien je een afwijking van de geluidsnorm aan te vragen. In dat geval vraag je de zaal aan via de module ‘evenementen​.
• Uitleg over afspelen van muziek vanaf een geprojecteerde film (beamer) via de geïnstalleerde geluidsboxen vind je hier.

Veilige evenementen

• Indien het evenement doorgaat in een zaal of tent mag de maximumcapaciteit niet overschreden worden: er is maximum één personen per m² publiek toegankelijke oppervlakte toegestaan. Er moeten minstens twee tegenover elkaar gelegen uitgangen zijn (niet aan dezelfde kant van de tent). De uitgangen hebben een minimumbreedte gelijk aan het maximum aantal personen, dus 1 persoon = 1 cm uitgang. 
• Een woordje uitleg over het voorzorgsmaatregelen en wetgeving i.v.m. springkastelen vind je in deze folder.
• Via de Vlaamse overheid is het mogelijk om een gratis verzekering af te sluiten voor vrijwilligers actief binnen je organisatie. Deze gratis verzekering dekt: burgerrechtelijke en buitencontractuele aansprakelijkheid (schade aan derden), rechtsbijstand en lichamelijke ongevallen. Uitleg over deze gratis verzekering vindt u op de website https://vrijwilligersverzekering.vlaanderen.be/.

Duurzame evenementen

• Op de website https://www.ovam.be/degroenevent vind je meer informatie over het verduurzamen van evenementen. Doe ook de Groeneventscan en ontdek hoe duurzaam je evenement is en ontdek heel wat tips, zoals over een inzamelsysteem voor herbruikbare bekers.
• Het is sinds januari 2020 op alle evenementen verboden om drank te serveren in wegwerpbekertjes, blikjes of petflesjes. Enkel als de organisator kan garanderen dat 90% (en vanaf 2022 voor 95%) van de eenmalige verpakkingen gescheiden wordt opgehaald voor recyclage, kan het nog. Dit is enkel haalbaar met een goed uitgewerkt retoursysteem. Drankverpakkingen zoals PET-flessen of drankkartons kunnen enkel nog gebruikt worden als ze achter de bar worden gebruikt en door de organisator meteen in de juiste afvalbak worden gegooid (bijvoorbeeld 1,5l fles limonade wordt gebruikt om in herbruikbare bekers te schenken, de fles wordt nadien door de barman/vrouw gerecycleerd).
  • Je kan gratis herbruikbare bekers gebruiken van de Provincie West-Vlaanderen. Deze kan je ophalen in de Kringwinkel in Ruddervoorde. Meer info vind je hier. 
  • Op de website van OVAM kan je een lijst vinden van professionele aanbieders van herbruikbaar cateringmateriaal, zowel om te kopen als te huren.
  • Er bestaan ook initiatieven die bekers met het logo van een merk op ter beschikking stellen tegen een aanvaardbare kostprijs. Zoek in de zoekmachine op "branded cups"
• Tijdens een evenement kan je afvalcontainers huren bij de uitleendienst. Het reglement kan je nalezen onder de titel "algemene info" bij "uitleendienst". Je kan de afvalcontainers aanvragen via deze website, ga hiervoor naar de titel "materiaal reservereren" en klik op "materiaal aanvragen".

Diverse tips voor organisatoren

• Aan erkende verenigingen van Zedelgem wordt een kopiedienst verleend. Dit gebeurt in een van de bibliotheken. Neem contact op met de hoofdbibliotheek voor de aanmaak van een badge. Meer info vind je terug in het reglement.
• Via de Provincie West-Vlaanderen kan je als vereniging of onderwijsinstellingen ook verschillende materialen huren, zoals geluids- en tentoonstellingsmateriaal. Voor alle info, ga naar de pagina van de uitleendienst van de provincie.
• Wil je graag de pers uitnodigen op je evenement? Vind hier de perslijst (onderaan).
• Mag je als vereniging zomaar een foto van iemand nemen en online plaatsen? In dit document vind je een woordje uitleg over de nieuwe GDPR-wetgeving (General Data Protection Regulation of de algemene verordening gegevensbescherming) over het publiceren van foto's.
• Extra tips en hulp nodig voor het werken met vrijwilligers? Ga nar de website: https://www.vlaanderenvrijwilligt.be/.