0 items
€ 0,00
Zaalverhuur

Reserveren

Hoe registreer ik me voor het eerst? Heb je nog geen gebruikersnaam en wachtwoord voor het reservatiesysteem, klik dan op “registreren” rechtsboven op deze pagina. Volg de instructies om een gebruikersnaam en wachtwoord aan te maken. Je kan de registratie bevestigen via de link in de mail die je ontvangt. (geen mail ontvangen? Controleer je 'ongewenste mail/spam')  Hierna kan je je aanmelden. Ga vervolgens naar mijn profiel”, kies het tabblad "reservaties": onder een klantprofiel (vb. een vereniging) moet er minstens 1 contactpersoon worden toegevoegd. Vanaf nu kan je reserveren.

Opgelet: indien ​je al reservaties voor zalen, evenementen of materialen hebt, maak géén nieuwe account aan! ​Je gegevens zitten reeds in dit programma. --> mail naar evenementen@zedelgem.be. Wij bezorgen dan je inloggegevens.

 

Hoe reserveer ik een zaal?  Log in met je gebruikersnaam en wachtwoord. Ga met de richtingaanwijzer naar de titel “zaal reserveren” en klik vervolgens "nieuwe reservatieaanvraag". Je ziet dan het planningsrooster. Kies het complex waarbinnen je de zaal wil reserveren en de gewenste datum. Klik vervolgens op een groene balk bij de gewenste zaal en datum om je zaalaanvraag te starten. Volg de verschillende stappen en vul alle gevraagde gegevens in. Klik op “bevestigen” om je aanvraag in te dienen. Je krijgt meteen een mail met hierin het overzicht van de aangevraagde ​zaal of zalen. Een medewerker van dienst evenementen bekijkt vervolgens de aanvraag en zal dan pas goedkeuren. Zodra je de mail met bevestiging krijgt is de reservatie definitief. Je vindt hier een kort filmpje hoe je een zaal aanvraagt.

 

Kan ik meerdere zalen in voor dezelfde datum in één keer aanvragen? Ja, je kan zalen binnen hetzelfde complex binnen 1 reservering aanvragen. Als je voor eenzelfde activiteit de zaal wil aanvragen, klik je op het laatste scherm (vóór je op bevestigen klikt) naast de gewenste datum op het symbool voor kopiëren: . Je komt op het startscherm terecht. Enkel de datum moet je opnieuw invullen, de overige gegevens worden overgenomen. Een andere mogelijkheid is wanneer je op het laatste scherm kiest voor “nog een reservatieaanvraag maken voor dit complex?”.  Dan begin je opnieuw met een blanco aanvraag binnen hetzelfde complex. Bij beide methodes worden de aanvragen in 1 geheel behandeld. Om een zaal in een ander complex aan te vragen, dien je helemaal te herbeginnen.

 

Kan ik meerdere datums voor dezelfde zaal in één keer vragen? Je kan tijdens het aanvragen van een zaal kiezen voor het "meerdere datums (formule)" (standaard staat het op "één datum"). Je kiest dan je periode en de frequentie, bijvoorbeeld wekelijks op woensdag. Op het laatste scherm bij het overzicht van de aangevraagde datums staan de niet beschikbare zalen in het rood. Deze datums worden niet doorgegeven aan de beheerders als je drukt op "bevestigen".

 

Vanaf wanneer kan ik een zaal aanvragen? Je kan als particulier maximum 6 maanden voor de gewenste datum een aanvraag indienen. Als vereniging kan je tot 1,5 jaar een aanvraag indienen. We vragen dat zaalaanvragen ten minste 2 maanden op voorhand gebeuren.

 

Ik wil een aanvraag doen voor het reserveren van een zaal minder dan 5 dagen op voorhand maar dit lukt niet. Hoe komt dit? Het is niet mogelijk om 5 dagen voor de gewenste datum zelf online een zaal aan te vragen. Aanvragen kunnen enkel nog telefonisch naar het nummer 050/288.330.

 

Tijdens het reserveren moet ik een categorie kiezen, wat betekenen de categorieën? De categorieën worden gebruikt om de prijs te kunnen bepalen. De beheerders kunnen de categorie nog wijzigen wanneer je niet de juiste categorie kiest. De volgende categorieën bestaan (niet alles is voor elke zaal beschikbaar):

  • Dagactiviteit - eenmalig: een activiteit die 1 keer doorgaat; standaarduren zijn 9 u tot 7 u ‘s ochtends de volgende dag. Voorbeeld: fuif en babyborrel. Privé-personen, bedrijven en niet-erkende verenigingen kiezen altijd deze categorie.

  • Dagactiviteit - vanaf 10 beurten: dezelfde activiteit die minstens 10 keer doorgaat. Voorbeeld: elke woensdag lessen.

  • Halve dag - éénmalig: een activiteit van maximum 5 uur. Indien boven de 5 uur moet je 'dagactiviteit' kiezen.

  • Halve dag - vanaf 10 beurten: een activiteit van maximum 5 uur in een reeks van minstens 10 keer. Voorbeeld: elke woensdagmiddag workshop.

  • Vergadering: een overleg van maximum 25 deelnemers, zonder externe partners.

  • Risicovolle en commerciële activiteit: bijvoorbeeld een grote fuif of evenement met ingang, enkel voor erkende verenigingen.

  • Andere: indien je niet goed weet welke categorie je moet kiezen, kies dan deze.

 

Wat betekenen de categorieën voor sportactiviteiten? De categorieën worden gebruikt om de prijs te kunnen bepalen. De beheerders kunnen de categorie nog wijzigen wanneer je niet de juiste categorie kiest. De volgende categorieën bestaan (niet alles is voor elke zaal beschikbaar):

  • Eénmalige sportactiviteit (geen abonnement): bijvoorbeeld een sportwedstrijd

  • Abonnement na 17 uur: indien je na 17 uur komt sporten

  • Abonnement voor 17 uur: indien je voor 17 uur komt sporten in een reeks van minstens 10 keer

  • Wedstrijd jeugd: sportcompetities voor jongeren

  • Wedstrijd volwassenen: sportcompetities voor volwassenen

  • Sportdag: sportdagen van scholen

  • Risicovolle en commerciële activiteit: bijvoorbeeld een grote fuif of evenement met ingang, enkel voor erkende verenigingen.

 

Hoe weet ik welke zaal ik gereserveerd heb? Ga naar “mijn reservatiegeschiedenis” (onder “zaal reserveren”). Standaard zie je hier alle zaalreservaties in de toekomst, die al zijn bevestigd. Als je eerdere reservaties wil bekijken, verander je gewoon de datums. Als je bij zoektype "aanvragen" aanduidt, zie je alle zaalaanvragen die nog niet bevestigd werden door dienst evenementen.

 

Ik wil graag een zaal reservatie wijzigen of annuleren. Hoe doe ik dit? Ga naar “mijn reservatiegeschiedenis” (onder “zaal reserveren”). Zoek de reservatie op die je wil wijzigen en klik op het symbooltje met het potloodje. De reservering wordt geopend en je kan nu de wijziging doen. Voeg ook een reden van wijziging of annulatie toe. Klik tenslotte onderaan op wijzigen of annuleren. De beheerders zullen dit nog bekijken en bevestigen. Extra toelichting: als je meerdere reservaties in 1 keer wil wijzigen (bijvoorbeeld een lessenreeks een uur vervroegen of annuleren), neem dan contact op met de beheerders, zij kunnen dit in 1 beweging.

 

 

Zalen

 

Kan ik een zaal op voorhand bekijken? Maak hiervoor een afspraak. Voor het bezichtigen van zalen in Jonkhove kan je rechtstreeks contact opnemen met de gastvrouw: jonkhove@zedelgem.be of 050/25.01.31 (enkel in de voormiddag, niet op een maandag). Om zalen in De Groene Meersen te bezichtigen, neem je contact op met de sportdienst: sport@zedelgem.be of 050/20.99.01. Het bekijken van alle andere zalen verloopt via de dienst evenementen via de dienst evenementen: evenementen@zedelgem.be of 050/288.330.

 

Welke zaal is geschikt voor welke activiteit? Ga naar "Zaal reserveren" en vervolgens naar "Zaal zoeken". Kies je type en de activiteit. Zo vind je alle geschikte zalen. Je kunt doorklikken om alle detailinformatie te zien per zaal. Onder "overzicht zalen" staat ook genoteerd per zaal waarvoor deze geschikt is.

 

Ik wil als particulier een zaal huren, kan dat? Ja dat kan, inwoners van Zedelgem kunnen voor privé-activiteiten volgende zalen huren: de polyvalente zaal in sportcentrum de Bosserij in Veldegem, het GlaZ in Loppem (onder "gemeenschapscentrum"), de polyvalente zaal en dienstencentrum in gemeenschapscentrum Jonkhove in Aartrijke en de polyvalente zaal en instuif in het Jeugdcentrum in De Groene Meersen in Zedelgem. Particulieren kunnen maar 6 maanden op voorhand de zaal aanvragen. Het huren van de zaal kost 300 euro en men krijgt de zaal ter beschikking van 9u tot 7u 's ochtends de volgende dag.

 

Welke materialen zijn aanwezig in de zaal? Een overzicht van het aanwezige materiaal per zaal vind je hier. (dit vind je ook terug onder “reglementen en tarieven" > "zaalverhuur”) Er zijn steeds voldoende tafels, stoelen en meestal ook servies voor de capaciteit van de zaal. Alle materiaal uit het overzicht is standaard aanwezig. Enkel de technieken (projectie, geluid, belichting) moet je in elke zaal expliciet aanvragen. In Wilgen- en Biezenmeers moeten ook de tafels, de stoelen, de tribune en de extra zitjes voor de tribune worden aangevraagd, zodat dit kan worden klaargezet voor gebruik.

 

Wat moet ik zelf voorzien? Als organisator breng je zelf afwasmiddel, sponsen en keukenhanddoeken mee. Andere poetsproducten en -materialen zoals veegborstel, poetsdoeken en trekker zijn aanwezig. In de wc's is toiletpapier aanwezig, en in elke afvalbak zit een afvalzak. Er worden afvalzakken voorzien om in de afvalbakken te steken als je de zaal verlaat. Indien je verwacht meer toiletpapier of meer afvalzakken nodig te hebben, breng je dit zelf mee. Het is ook aangeraden om zelf EHBO mee te brengen.

 

Gegevens

Ik ben mijn wachtwoord vergeten. Wat doe ik? Ben je je wachtwoord vergeten of wil je een nieuw wachtwoord instellen, klik dan op “inloggen” rechtsboven op deze pagina en klik op de knop "wachtwoord resetten”. Volg de instructies op het scherm om een nieuw wachtwoord in te stellen.

 

Het systeem zegt dat de klant al bestaat. Wat doe ik? Mogelijk ben je al geregistreerd en ben je je gebruikersnaam en/of wachtwoord vergeten. Klik op de knop "wachtwoord resetten” of neem contact op met op de dienst evenementen (evenementen@zedelgem.be of 050/288.330).

 

Kies ik bij het aanmaken van een login voor mijn organisatie een feitelijke vereniging of een bedrijf/vereniging? Indien je als organisatie een BTW-nummer of ondernemingsnummer hebt, kies je voor bedrijf/vereniging. Indien dit niet het geval is, selecteer je ‘feitelijke vereniging’. De huurtarieven staan hier los van en worden achterliggend gekoppeld.

 

Wij hebben meerdere contactpersonen die zalen aanvragen voor onze vereniging. Kan dat? Dat kan zeker!. Indien je vereniging al geregistreerd is, maar je wil nog een contactpersoon toevoegen: bezorg dan de naam, e-mailadres, gewenste login-naam, rijksregisternummer en telefoonnummer/gsm-nummer aande dienst evenementen (evenementen@zedelgem.be of 050/288.330).


 

Diverse vragen

Hoe weet ik of ik een aanvraag voor afwijking geluidsnorm moet indienen? Onder “overzicht zalen” en in het document "overzicht accommodaties" (onder de titel "algemeen") staat per zaal genoteerd wat de toegelaten geluidsnorm is. Indien je inschat dat je hier over zal gaan tijdens je activiteit, dien je een afwijking van de geluidsnorm aan te vragen. In dat geval vraag je de zaal aan via de knop “evenementen”. Meer informatie over geluidsnormen: https://www.vlaanderen.be/nl/publicaties/detail/geluidsnormen-voor-muziekactiviteiten.

 

Ik organiseer een evenement in een gemeentelijke zaal. Hoe vraag ik dit aan? Indien je een zaal wenst te huren en ook voor iets toestemming nodig hebt, zoals geluidsafwijking, verkeersafwijking of toestemming plaatsen publiciteit, dien je de aanvraag te doen via de knop “evenementen”. Hierbinnen kan dan ook een zaal aangevraagd te worden, en wordt je vanzelf doorgestuurd naar de module ‘zaal reserveren’.

 

Ik heb een andere vraag of het lukt me niet helemaal… Neem dan contact op met één van onze medewerkers. Zij zoeken graag samen met jou naar een oplossing.

  • Bij voorkeur per mail op evenementen@zedelgem.be. Indien mogelijk, voeg een printscreen (toetsen Ctrl + PrtScn) toe van het scherm waarbij je een vraag of probleem hebt.

  • Indien het dringend is, kan je bellen naar 050/288.330.