Algemeen

De algemene voorwaarden vind je hier. De privacy overeenkomst voor de bescherming van de persoonlijke gegevens kan je hier nalezen.
Het zaalreglement vind je hier.
De tarieflijst kan je hier raadplegen. Het uitgebreidere retributiereglement kan je hier raadplegen.
Een document met het overzicht van de zalen vind je hier. Hierin vind je per zaal enkele foto's, de capaciteit, de oppervlakte, de toegelaten geluidsnormen...
De materiaallijst van de zalen vind je hier. Het meeste materiaal hoeft niet aangevraagd te worden tenzij anders wordt aangeduid in de lijst en in zaal Wilgenmeers.
Op de website www.zedelgem.be vind je de informatie en aanvraagformulieren voor het erkennen van een vereniging. Erkende verenigingen kunnen zalen huren aan een voorkeurstarief.
Een overzicht van de adressen van alle gemeentelijke accommodaties vind je hier.
Meer uitleg over het badgesysteem en waar de heropwaardeerlezers hangen lees je hier.

Wegwijsmappen en sluitingsdagen

In de wegwijsmappen vind je specifieke informatie over de zaal, over het ophalen en terugbrengen van badge/sleutel, afspraken over opkuis en veiligheidsvoorschriften. Lees deze wegwijsmappen goed als je een zaal huurt. De sportcomplexen sluiten op bepaalde feestdagen, tijdens het jaarlijks verlof van de concessionaris en op specifieke dagen. Per sportcomplex kan je hieronder een overzichtje van de sluitingsdagen terugvinden.

De wegwijsmap van Gemeenschapscentrum Jonkhove kan je hier bekijken. De wegwijsmap van sportzaal Jonkhove kan je hier bekijken. Overzicht van de sluitingsdagen van sportzaal van Jonkhove in 2023 en 2024.
De wegwijsmap van de Braambeier kan je hier bekijken.
De wegwijsmap van Veltershof kan je hier bekijken.
De wegwijsmap van het Jeugdcentrum kan je hier bekijken.
De wegwijsmap van de Wilgen- en Biezenmeers kan je hier bekijken.
De wegwijsmap van Gemeentehuis Loppem kan je hier bekijken.
De wegwijsmap van ontmoetingscentrum De Strooien Hane kan je hier bekijken. De sluitingsdagen van het sportcomplex de Strooien Hane voor 2023 en 2024.
De wegwijsmap van polyvalente zaal De Bosserij kan je hier bekijken. De sluitingsdagen van sportcomplex De Bosserij in 2023 en 2024.
De sluitingsdagen van sportcomplex De Groene Meersen in 2023 kan je hier terugvinden.
De wegwijsmap van de Brouwerij kan je hier bekijken.
Een algemene wegwijsmap die bruikbaar is in de zalen die geen specifieke wegwijsmap hebben, vind je hier.

Activiteiten met muziek

Auteursrecht ("sabam") en billijke vergoeding moet (indien nodig) zelf aangevraagd worden. Dit verloopt via de website van Unisono.
Een woordje uitleg over auteursrechten (het vroegere “sabam”) en billijke vergoeding:
- Een organisator moet auteursrecht betalen als er tijdens een activiteit (live of opgenomen) muziek gespeeld wordt én als de activiteit niet in de privésfeer plaatsvindt. Auteursrechten zijn de rechten of vergoedingen voor de makers van "werken van letterkunde of kunst". De vergoeding gaat dus naar de componisten, schrijvers, fotografen, regisseurs,...
- Een organisator moet billijke vergoeding betalen als er tijdens een activiteit opgenomen muziek (CD, radio, dj, Spotify...) gespeeld wordt én als de activiteit niet in de privésfeer plaatsvindt. De billijke vergoeding gaat over "naburige rechten" of een vergoeding om "opgenomen muziek" in een openbare ruimte af te spelen. Deze vergoeding gaat naar de uitvoerder, platenmaatschappij of producent.
- Op de website van Unisono (maak een simulatie - helemaal onderaan lijst van polyvalente zalen raadplegen) kan je terugvinden voor welke zalen de gemeente een jaartarief betaalde voor een bepaalde categorie van activiteit en je als organisator dit dus niet meer zelf moet doen.
Uitleg over geluidsnormen kan je hier nalezen.
Uitleg over afspelen van muziek vanaf een geprojecteerde film via de geïnstalleerde geluidsboxen vind je hier.

Tips

Aan erkende verenigingen van Zedelgem wordt een kopiedienst verleend. Dit gebeurt in een van de bibliotheken. Neem contact op met de hoofdbibliotheek voor de aanmaak van een badge. Meer info vind je terug in het reglement.
Zin om je activiteit of evenement duurzamer te maken? Doe hier een "Groeneventscan" en vind vernieuwende tips rond o.a. catering en materialen.
Alle informatie over het erkennen van een vereniging vind je op de algemene website van gemeente zedelgem.
Maak je openbare activiteit ook steeds bekend op www.uitinvlaanderen.be. Deze website bundelt alle soorten grote en kleine vrijetijdsactiviteiten.
Wil je graag de pers uitnodigen op je evenement? Vind hier de perslijst (onderaan).
Een openbare activiteit georganiseerd door Zedelgemse vereniging of organisatie kan mede bekend gemaakt worden in de gemeentelijk communicatie, zoals het maandelijkse Zedelgem Magazine of de activiteitenkalender op de gemeentelijke website www.zedelgem.be. Bezorg ruim een maand op voorhand volgende info aan communicatie@zedelgem.be: naam evenement, korte omschrijving, locatie, datum, naam organisator, contactgegevens, info over bestellen of inschrijven en eventueel een folder of afbeelding.
Via de Vlaamse overheid is het mogelijk om een gratis verzekering af te sluiten voor vrijwilligers actief binnen je vereniging. Deze gratis verzekering dekt: burgerrechtelijke en buitencontractuele aansprakelijkheid (schade aan derden), rechtsbijstand en lichamelijke ongevallen. Uitleg over deze gratis verzekering vindt u op de website https://vrijwilligersverzekering.vlaanderen.be/.
Een niet-limitatieve lijst met accommodaties die niet door gemeente Zedelgem verhuurd worden, vind je hier.
Wil je inschatten hoe veel oppervlakte je moet voorzien per persoon in een bepaalde opstelling? Hier vind je enkele richtlijnen voor vb. een maaltijd, receptie, theateropstelling,...

Nieuwsbrief

Van tijd tot tijd wordt een nieuwsbrief verstuurd naar alle erkende verenigingen en organisatoren van evenementen. In deze nieuwsbrieven vind je diverse tips en informatie over het huren van zalen en het organiseren van evenementen in gemeente Zedelgem. Deze nieuwsbrieven kan je hier nalezen.

1e nieuwsflash van april 2020 met o.a. een uitgebreid stappenplan met afbeeldingen over wijzigen of annuleren van een reservatie van een zaal en het kopiëren van een eerder georganiseerd evenementendossier.
2e nieuwsflash van september 2020 met o.a. een uitgebreid stappenplan met afbeeldingen over wat je moet doen als je je wachtwoord vergeten bent.
3e nieuwsflash van januari 2021 met o.a. een voorstelling met foto's van de medewerkers van dienst evenementen en een uitgebreid stappenplan met afbeeldingen over waar je de facturen terugvindt op je profiel.
4e nieuwsflash van oktober 2021 met o.a. tips voor het huren van zalen en het organiseren van evenementen en een herinnering van de aanvraagtermijnen.
5e nieuwsbrief van november 2021 met o.a. de aankondiging van het nieuwe subsidiereglement voor gemeenschapsvormende lokale socio-culturele activiteiten en evenementen.
6e nieuwsbrief van mei 2022 met o.a. uitleg over nieuwe subsidiereglement lokale evenementen, het organiseren van speelstraten en aankondiging nieuwe materialen en faciliteiten.
7e nieuwsbrief van juni 2022 met o.a. aankondiging van het nieuwe gemeenschapscentrum Veltershof in Veldegem en het nieuwe reglement goede doelen.
8e nieuwsbrief van november 2022 met o.a. uitleg over het instellen van "mijn burgerprofiel", de evenementenwijzer, publiciteits- en energietips.
9e nieuwsbrief van april 2023 met o.a. aankondiging infoavond over verzekeringen, nieuwe regels over hulp bij technieken en info over nieuwe wetgeving cateringmateriaal.