0 items
€ 0,00
Evenementen

VOOR JE START MET EEN AANVRAAG

 

Moet ik voor mijn evenement een aanvraag indienen? Alle activiteiten op grondgebied van gemeente Zedelgem die plaatsvinden in een openbaar gebouw, op een openbare plaats of een activiteit die openbaar toegankelijk is, dienen gemeld te worden aan de gemeente. Dit is een verplichting volgens het algemeen politiereglement. Sommige evenementen zullen louter als een melding gezien worden. Voor andere evenementen zullen adviezen en toestemmingen nodig zijn, namelijk wanneer er elektronisch versterkte muziek word geproduceerd luider dan 85db, openbare ruimte wordt ingenomen, er veiligheidsrisico's zijn en/of er publiciteitsborden langs de straat worden gezet. De melding verloopt via een online evenementenaanvraag via de website evenementen.zedelgem.be. Indien een evenement plaatsvindt in een accommodatie gehuurd via evenementen.zedelgem.be, en het evenement geen aparte adviezen of toestemmingen nodig heeft, dan is een online evenementenaanvraag niet nodig.

Enkele voorbeelden van activiteiten die gemeld moeten worden: een openbaar toegankelijke fuif in een tent op een privé-weide, een toneelvoorstelling in een parochiezaal, een wandeltocht van Brugge naar Torhout die door Zedelgem loopt, een buurtfeest dat op straat doorgaat, een evenement dat georganiseerd wordt voor een goed doel,... 

 

Welke evenementen moeten niet aangevraagd of gemeld worden? Privé-evenementen op een privé-locatie zoals een familiefeest of een vereniging die een ledenfeest organiseren in een parochiezaal hoeven niet gemeld te worden aan de gemeente. Deze activiteiten dienen de richtlijnen in het algemeen politiereglement op te volgen. Evenementen die plaatsvinden in een accommodatie van gemeente Zedelgem, zowel privé als openbaar, en géén aparte goedkeuringen nodig hebben (zie hierboven), hoeven ook niet gemeld via een online evenementenaanvraag. De meldingsplicht zit vervat binnen de aanvraag van de huur van de accommodatie (zie zaalverhuur).

 

Hoe registreer ik me voor het eerst? Heb je nog geen gebruikersnaam en wachtwoord voor het reservatiesysteem, klik dan op “registreren” rechtsboven op deze pagina. Volg de instructies om een gebruikersnaam en wachtwoord aan te maken. Je kan de registratie bevestigen via de link in de mail die je ontvangt. (geen mail ontvangen? check je 'ongewenste mail/spam')  Hierna kan je je aanmelden. Ga vervolgens naar mijn profiel”, kies het tabblad "reservaties": onder een klantprofiel (vb. een vereniging) moet er minstens 1 contactpersoon worden toegevoegd. Vanaf nu kan je reserveren.

Opgelet: indien ​je al reservaties voor zalen, evenementen of materialen hebt, maak géén nieuwe account aan! ​Je gegevens zitten reeds in dit programma. --> mail naar evenementen@zedelgem.be. Wij bezorgen dan je inloggegevens.

 

PROCEDURE AANVRAGEN EVENEMENT

Hoe vraag ik een evenement aan?  Log in met je gebruikersnaam en wachtwoord. Klik onder de titel "evenementen" op "nieuwe aanvraag”. Volg de verschillende stappen; druk op “volgende” om de schermen te doorlopen. Alle velden met een sterretje moeten ingevuld worden. Op het laatste scherm kan je kiezen voor "dossier indienen". De dienst evenementen zal nu je aanvraag behandelen. Je kan de aanvraag niet meer bewerken. Tip: sla tussendoor regelmatig op! 

 

Welk type evenement kies ik?

  • Evenement: evenementen die uitgebreider zijn en adviezen en/of toelatingen nodig hebben op vlak van veiligheid, geluidsafwijking, subsidie en goed doel, receptie, publiciteit... Of evenementen die louter gemeld worden. - vind hier een overzicht van de schermen die je zal zien.

  • Evenement op openbaar domein: evenementen die enkel een advies op vlak van inname openbaar domein nodig hebben, zoals wandeltocht , fietstocht, vinkenzetting, wielerwedstrijd...

  • Gemeentelijke receptie: recepties voor jubilerende verenigingen en bijeenkomsten **-jarigen.

 

Ik organiseer een evenement in een gemeentelijke zaal en/of ik heb ook materiaal nodig bij een evenement. Hoe vraag ik dit aan? Bij voorkeur vragen we om de zalen en materialen apart van het evenement aan te vragen (in theorie is het mogelijk om dit te doen binnen een evenementenaanvraag).  

 

Ik heb nog niet alle gegevens, kan ik wachten om mijn aanvraag in te dienen?  Indien je nog niet alle informatie weet, kan je kiezen voor “opslaan”, dan bewaart het systeem alle gegevens op de schermen die je tot dan al ingevuld hebt. Je kan de aanvraag later bewerken en afwerken via de ondertitel “mijn evenementen”. De aanvraag is nog niet zichtbaar voor de dienst evenementen, vergeet dus niet aan te vullen en in te dienen.

 

Ik heb nog niet alle benodigde bijlagen, kan ik het evenement al aanvragen? Ja, je kan het evenement al indienen, bijlagen kunnen ook na het indienen van de aanvraag nog worden geüpload via de ondertitel “mijn evenementen” op het tabblad "algemene bijlagen".

 

Ik organiseer hetzelfde evenement zoals vorig jaar, moet ik alles weer opnieuw invullen?  Je kunt een bestaand evenement kopiëren. Ga naar "evenementen" en vervolgens naar "mijn evenementen" . Open het online evenementendossier die je vorige jaar gebruikt hebt. Onderaan vind je de knop "kopiëren", als je hierop drukt komt er een pop-up scherm waarin je de naam en datum van het evenement moet wijzigen. Hierna wordt het evenementendossier geopend. Op alle tabbladen staan dezelfde gegevens als vorig jaar. Je hoeft dus niet alles opnieuw in te vullen, maar moet wel alles goed nalezen en wijzigen indien nodig. Ook moet je eventuele bijlagen zoals een noodplan opnieuw toevoegen.

 

Hoe voeg ik een bestand toe?

  1. Klik op “selecteren” en kies in je eigen documenten een bestand. Dit bestand is bij voorkeur in Pdf. 
  2. Klik op “uploaden” om het bestand effectief toe te voegen. 
  3. Klik onderaan op “opslaan” om het dossier op te slaan.

 

Ik wil een aanvraag doen voor een evenement minder dan 2 maanden op voorhand maar dit lukt niet. Hoe komt dit? Evenementen moeten minstens 2 maanden op voorhand worden aangevraagd. Neem contact op met dienst evenementen (050/288.330 of evenementen@zedelgem.be) om toestemming aan te vragen.

 

AANVRAAG INGEDIEND

Mijn aanvraag is ingediend, wat gebeurt er nu? Dienst evenementen bekijkt je aanvraag op de volledigheid. Mogelijks wordt er aan jou bijkomende informatie gevraagd, zoals een plannetje of een noodplan. Zodra het dossier in orde is, neemt dienst evenementen contact op met de benodigde diensten. Deze diensten zijn: dienst mobiliteit, dienst ruimte, dienst noodplanning, uitleendienst, dienst receptie en/of milieudienst. Deze diensten geven advies of maken een ontwerpbeslissing op voor het college van burgemeester en schepenen. Er wordt bij sommige evenementen ook een overkoepelende ontwerpbeslissing vanuit dienst evenementen opgesteld, bijvoorbeeld als er een subsidie aanvraag is. Zodra alles rond is, krijgt je een mail met hierin het bericht dat het dossier werd afgerond. In het online evenementendossier vind je de brief met toelichting van de beslissing(en) en alle benodigde adviezen en toelatingen (op tabblad "algemene bijlagen").

 

Mijn aanvraag is ingediend maar ik wil nog iets wijzigen, kan dat? Zodra een aanvraag is ingediend, kan je niets meer wijzigen. Je kan enkel nog bijlagen toevoegen (vb. lijst namen security) op het tabblad "algemene bijlagen". Indien je nog iets anders wil veranderen of toevoegen, neem je contact op met dienst evenementen.

 

Moet ik de politie op de hoogte brengen van mijn evenement? Nee. Bij risicovolle evenementen of specifieke vragen worden via de dienst noodplanning de veiligheidsdiensten, waaronder politie en brandweer, om advies gevraagd. Ook hebben de politie en brandweer toegang tot alle dossiers, waardoor zij van alle evenementen op de hoogte zijn.

 

DIVERSE VRAGEN

Ik ben mijn wachtwoord vergeten. Wat doe ik? Ben je je wachtwoord vergeten of wil je een nieuw wachtwoord instellen, klik dan op “inloggen” rechtsboven op deze pagina en klik op de knop "wachtwoord resetten”. Volg de instructies op het scherm om een nieuw wachtwoord in te stellen.

 

Het systeem zegt dat de klant al bestaat. Wat doe ik? Mogelijk ben je al geregistreerd en ben je je gebruikersnaam en/of wachtwoord vergeten. Klik op de knop "wachtwoord resetten” of neem contact op met op de dienst evenementen (evenementen@zedelgem.be of 050/288.330).

 

Ik heb een andere vraag of het lukt me niet helemaal… Neem dan contact op met één van onze medewerkers. Zij zoeken graag samen met jou naar een oplossing.

  • Bij voorkeur per mail naar evenementen@zedelgem.beIndien mogelijk, voeg een printscreen (toetsen Ctrl + PrtScn) toe van het scherm waarbij je een vraag of probleem hebt.

  • Indien het dringend is, kan je bellen naar 050/288.330.